(german version below)

GENERAL TRAVEL CONDITIONS FROM Sweden Retreats as of March 7, 2025

The following General Travel Conditions (GTC) form, when effectively agreed upon, part of the travel contract concluded between the customer (=traveler) and the tour operator Sweden Retreats (Thomas Vella) (hereinafter referred to as SR). The GTC supplement the legal provisions of §§ 651a ff. German Civil Code (BGB) and Articles 250 and 252 of the Introductory Act to the German Civil Code (EGBGB) and elaborate on them. When booking a trip, the traveler is the contracting party of the tour operator, regardless of whether the traveler uses the trip themselves or concludes the contract for another traveler.

1. Conclusion of the Travel Contract

   1.1 The basis of this offer is the travel description from SR on their website, along with supplementary information from SR for the respective trip, provided they are available to the traveler at the time of booking. By requesting a booking, the traveler offers to conclude the travel contract for the specified persons bindingly. The traveler is responsible for all contractual obligations of accompanying travelers for whom they make the booking, as for their own.

   1.2 The contract is concluded upon receipt of the travel confirmation from SR.

   1.3 The minimum age for travelers is 18 years.

2. Payment

   2.1 An initial deposit of 500€ becomes due immediately after the conclusion of the contract. The traveler receives a request from SR to transfer the deposit after requesting the booking. The remaining balance must be received by SR's billing account no later than 8 weeks before the start of the trip.

   2.2 For last-minute bookings, i.e., bookings made so close to the date of departure that the full travel price is already due, the entire travel price must be paid immediately upon receipt of the invoice.

   2.3 If the deposit of 500 € is not received in SR's billing account within 7 days after booking request, the reserved spot will be released.

   2.4 If the remaining balance is not received in SR's billing account at least 8 weeks before the start of the trip, the booked spot will be released.

3. Services and Changes in Services

   3.1 SR's obligation to provide services arises exclusively from the content of the booking confirmation in conjunction with the website valid at the time of the trip.

   3.2 Changes or deviations of individual travel services from the agreed content of the travel contract that become necessary after the conclusion of the contract and were not brought about by SR contrary to good faith, are only permitted to the extent that the changes or deviations are not significant and do not affect the overall arrangement of the booked trip. Furthermore, these changes must be declared before the start of the trip.

   3.3 In the case of a significant change to an essential feature of a travel service or a deviation from a special requirement of the traveler that became part of the contract, the traveler is entitled, within a reasonable period set by SR, to either accept the notified change in the travel service or deviation, withdraw from the contract without cancellation fees, or declare participation in an alternative trip offered by SR, if applicable. If the traveler does not respond to SR within the set reasonable period, the change or deviation is considered accepted. SR will promptly inform the traveler of the significant change or deviation, along with their rights and the deadline for a response.

   3.4 If a course leader announced for the trip is unable to participate, SR can use a substitute at any time. The fulfillment of the course remains unaffected.

4. Cancellation by the Traveler Before the Start of the Trip

   4.1 The booking request is contractually binding; the booking can be cancelled by the travel until 6 weeks prior to the retreat. The deposit of 500€ is non-refundable. All other payments made by the traveler to SR, will be refunded in case of timely cancellation.

   4.2 If the traveler does not attend the retreat without timely cancellation, the full price of the booked trip must still be paid. If the amount has already been paid, it will not be refunded to the traveler (except as provided in Sections 3.3 and 6.1).

   4.3 The deposit of 500 € will under no circumstances be refunded to the traveler (except as provided in Sections 3.3 and 6.1).

5. Services Not Utilized

   5.1 If the traveler does not use individual travel services properly offered by SR for reasons attributable to the traveler, they are not entitled to a proportional refund of the travel price.

6. Cancellation Due to Failure to Reach the Minimum Number of Participants and Termination by SR

   6.1 SR may withdraw from the travel contract if a minimum number of 5 participants is not reached up to 8 weeks before the trip.

   The cancellation must be declared to the traveler by the date specified in the pre-contractual information and the travel confirmation. If it becomes apparent at an earlier stage that the minimum number of participants will not be reached, SR must make immediate use of its right to withdraw. If the trip is not carried out for this reason, SR must refund any payments made by the traveler immediately, including the deposit, but no later than 14 days after the cancellation has been declared.

   6.2 SR can terminate the travel contract without notice if the traveler, despite a warning from SR, persistently disrupts the execution of the trip or behaves in a manner that justifies the immediate termination of the contract. If SR terminates the contract for this reason, it retains the right to the travel price.
   
   6.3 SR is not responsible for non-refundable travel arrangements made by the traveler with other parties in case of cancellation due to failure to reach the minimum number of participants.
   

7. Obligations of the Traveler

   7.1 Travel Documents: The traveler must inform SR if they do not receive the necessary travel documents (e.g., booking confirmation) despite full payment of the travel price within the period specified by SR.

   7.2 Notification of Deficiencies: SR is obliged to provide the traveler with a trip free of travel deficiencies. Should this not be the case, the traveler is obliged to notify SR of any travel deficiencies immediately. To this end, the traveler must make their notification of defects known on-site without delay.

   If SR could not remedy the situation due to a culpable omission of the notification of deficiencies, the traveler cannot assert claims for reduction according to § 651m BGB or claims for damages according to § 651n BGB.

   7.3 Deadline Before Cancellation: If a traveler wants to cancel the package travel contract due to a significant travel deficiency as specified in § 651i BGB, according to § 651l BGB, they must first set a reasonable deadline for SR to remedy the deficiency.

8. Disclaimer

   8.1 Participation in the trip is at one's own risk. SR disclaims all liability for personal or material damage that may occur during the event.

9. Assertion of Claims, Limitation Periods, Consumer Dispute Resolution

   9.1 Claims under §§ 651i Abs. 3 Nr. 2, 4-7 BGB must be asserted by the traveler against SR.

   9.2 The contractual claims of the traveler expire in two years; the limitation period begins on the day on which the trip should have ended according to the contract.

   9.3 The assignment of claims against SR to third parties who are not travel participants is excluded.

10. Passport, Visa, and Health Regulations

10.1 The traveler is responsible for entering the travel country. The traveler must inform themselves about the respective entry and visa regulations that apply to them.

10.2 The traveler is responsible for obtaining and carrying the necessary official travel documents.

11. Outdoor Activities by SR

11.1 The trips organized by SR require, due to their nature, elevated requirements of fitness and health. Participation in the outdoor activities offered by SR (e.g., hiking and kayaking) requires mental and physical fitness.

11.2 During the activities, the traveler must follow the instructions of the tour guides. The traveler is obliged to comply with local, national, and international safety guidelines. Non-compliance will result in immediate exclusion without any claim to a refund of the proportional costs for the respective activity.

11.3 All outdoor activities are subject to good weather.

12. Travel Insurances:

12.1 The traveler is not insured by SR in any way during the travel period.

12.2 SR generally recommends taking out travel cancellation insurance, liability insurance, and international health insurance including coverage for repatriation costs in case of accident or illness.

As of: March 7, 2025

Tour Operator: Thomas Vella, Hermann-Kausen-Straße 24, 50737 Cologne

Data Protection Notice:

The personal data provided by the travelers during the booking of the trip are processed electronically and used by SR. Only data necessary for the fulfillment of the travel services by the service providers are shared. The provisions of the GDPR apply. Detailed data protection information, including the rights of travelers, is available at https://www.swedenretreats.com/privacypolicy .

Status of the Declaration: March 2025

ALLGEMEINE REISEBEDINGUNGEN (ARB) VON Sweden Retreats stand 07.03.2025

Die nachfolgenden Allgemeinen Reisebedingungen (ARB) werden, soweit wirksam vereinbart, Inhalt des zwischen dem Kunden (=Reisender) und dem Reiseveranstalter Sweden Retreats (Thomas Vella, nachfolgend SR genannt) zu Stande kommenden Reisevertrages. Die ARB ergänzen die gesetzlichen Vorschriften der §§ 651a ff. BGB und der Artikel 250 und 252 des EGBGB und füllen diese aus. Bei Buchung einer Reise ist Vertragspartner des Reiseveranstalters der Reisende – hierbei ist es unerheblich, ob der Reisende die Reise selbst in Anspruch nimmt oder er den Vertrag für einen anderen Reiseteilnehmer schließt.

1. Abschluss des Reisevertrages

1.1 Grundlage dieses Angebotes ist die Reiseausschreibung von SR auf ihrer Website, nebst ergänzenden Informationen von SR für die jeweilige Reise, soweit diese dem Reisenden bei Buchung vorliegen. Durch die Buchungsanfrage bietet der Reisende SR den Abschluss des Reisevertrages für die angegebenen Personen verbindlich an. Der Reisende hat für alle Vertragsverpflichtungen von Mitreisenden, für die er die Buchung vornimmt, wie für seine eigenen einzustehen.

1.2 Der Vertrag kommt mit Zugang der Reisebestätigung von SR zustande.

1.3 Das Mindestalter des Reisenden beträgt 18 Jahre.

2. Bezahlung

2.1 Nach Vertragsschluss wird sofort eine Anzahlung in Höhe von 500€ fällig. Hierfür erhält der Reisende eine Aufforderung zur Überweisung von Sweden Retreats. Der Restbetrag muss spätestens bis 8 Wochen vor Reisebeginn auf dem Rechnungskonto von SR eingegangen sein.

2.2 Bei kurzfristigen Buchungen, d.h. Buchungen, die so kurzfristig vor Reiseantritt erfolgen, dass der gesamte Reisepreis bereits fällig ist, ist der gesamte Reisepreis sofort zur Zahlung nach Übermittlung der Rechnung der fällig.

2.3 Geht die Anzahlung in Höhe von 500 € nicht nach 7 Tagen nach Buchungsanfrage auf dem Rechnungskonto von SR ein, wird der reservierte Platz wieder frei gegeben.

2.4 Geht der Restbetrag nicht spätestens 8 Wochen vor Reisebeginn auf dem Rechnungskonto von SR ein, wird der gebuchte Platz wieder freigegeben. 

3. Leistungen und Leistungsänderungen

3.1 Die Leistungsverpflichtung von SR ergibt sich ausschließlich aus dem Inhalt der Buchungsbestätigung in Verbindung mit dem für den Zeitpunkt der Reise gültigen Website von SR.

3.2 Änderungen oder Abweichungen einzelner Reiseleistungen von dem vereinbarten Inhalt des Reisevertrages, die nach Vertragsschluss notwendig werden und die von SR nicht wider Treu und Glauben herbeigeführt wurden, sind nur gestattet, soweit die Änderungen oder Abweichungen nicht erheblich sind und den Gesamtzuschnitt der gebuchten Reise nicht beeinträchtigen. Darüber hinaus müssen diese Änderungen vor Reisebeginn erklärt werden.

3.3 Im Falle einer erheblichen Änderung einer wesentlichen Eigenschaft einer Reiseleistung nach Art. 250 § 3 Nr. 1 EGBGB oder einer Abweichung von einer besonderen Vorgabe des Reisenden, die Inhalt des Reisevertrages wurde, ist der Reisende berechtigt, innerhalb einer von SR gesetzten angemessenen Frist die mitgeteilte Änderung der Reiseleistung oder Abweichung der besonderen Vorgabe anzunehmen, ohne Stornokosten vom Vertrag zurückzutreten oder die Teilnahme an einer von SR gegebenenfalls angebotenen Ersatz-Reise zu erklären. Wenn der Reisende gegenüber SR nicht oder nicht innerhalb der gesetzten, angemessenen Frist reagiert, gilt die Änderung bzw. Abweichung als angenommen. Hierüber sowie über die erhebliche Änderung bzw. Abweichung einer besonderen Vorgabe wird der Reisende von SR unverzüglich nach Kenntnis von dem Änderungsgrund zusammen mit der Mitteilung über dessen Rechte nebst Fristsetzung zur Erklärung unterrichtet.

3.4 Bei Ausfall eines angekündigten Kursleiters kann sich SR jeder Zeit eines Ersatzes bedienen. Die Erfüllung des Kurses bleibt dadurch unberührt.

4. Rücktritt durch den Reisenden vor Reisebeginn

4.1 Die Buchungsanfrage ist vertraglich bindend - die Buchung kann vom Reisenden bis zu 6 Wochen vor dem Start des Retreats storniert werden. Die Anzahlung über 500€ ist nicht stornierbar. All anderen Zahlungen an SR, die von dem Reisenden getätigt wurden, werden im Falle rechtzeitiger Stornierung erstattet.

4.2 Tritt der Reisende die Reise nicht an, ohne rechtzeitig zu stornieren, ist trotzdem der gesamte Preis der gebuchten Reise zu zahlen. Falls der Betrag bereits bezahlt wurde, wird dieser dem Reisenden nicht zurückerstattet. (Ausgenommen hiervon sind Punkt 3.3 und 6.1)

4.3 Die Anzahlung in Höhe von 500 € wird unter keinen Umständen dem Reisenden zurückgezahlt. (Ausgenommen hiervon ist Punkt 3.3 und 6.1)

5. Nicht in Anspruch genommene Leistungen

5.1 Nimmt der Reisende einzelne Reiseleistungen, die SR ordnungsgemäß angeboten hat, aus Gründen, die vom Reisenden zu vertreten sind, nicht in Anspruch, hat er keinen Anspruch auf eine anteilige Erstattung des Reisepreises.

6. Rücktritt wegen Nichterreichens der Mindestteilnehmerzahl und Kündigung durch SR

6.1 SR kann wegen Nichterreichens einer Mindestteilnehmerzahl von 5 Personen bis zu 8 Wochen vom Reisevertrag zurücktreten.

Der Rücktritt ist dem Reisenden gegenüber spätestens an dem Tag, der in der vorvertraglichen Unterrichtung und der Reisebestätigung angegeben ist, zu erklären. Sollte bereits zu einem früheren Zeitpunkt ersichtlich sein, dass die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht werden kann, hat SR unverzüglich von seinem Rücktrittsrecht Gebrauch zu machen. Wird die Reise aus diesem Grund nicht durchgeführt, hat SR unverzüglich, auf jeden Fall aber innerhalb von 14 Tagen nach erklärtem Rücktritt, durch den Reisenden geleistete Zahlungen, inklusive Anzahlung, zurückzuerstatten.

6.2 SR kann den Reisevertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn der Reisende die Durchführung der Reise ungeachtet einer Abmahnung durch SR nachhaltig stört oder sich in einem solchen Maß vertragswidrig verhält, dass die sofortige Aufhebung des Vertrages gerechtfertigt ist. Kündigt SR aus diesem Grund, so behält SR den Anspruch auf den Reisepreis.

6.3 SR ist nicht verantwortlich für nicht stornierbare Reisevereinbarungen, die der Reisende mit anderen Unternehmen eingeht.

7. Mitwirkungspflichten des Reisenden

7.1 Reiseunterlagen Der Reisende hat SR zu informieren, wenn er die erforderlichen Reiseunterlagen (z.B. Buchungsbestätigung) trotz vollständiger Zahlung des Reisepreises nicht innerhalb der von SR mitgeteilten Frist erhält.

7.2 Mängelanzeige SR ist verpflichtet, dem Reisenden die Rreise frei von Reisemängeln zu erbringen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der Reisende verpflichtet, einen Reisemangel SR gegenüber unverzüglich anzuzeigen. Hierzu hat der Reisende seine Mängelanzeige unverzüglich vor Ort bekannt zu geben.

Soweit SR infolge einer schuldhaften Unterlassung der Mängelanzeige nicht Abhilfe schaffen konnte, kann der Reisende weder Minderungsansprüche nach § 651m BGB noch Schadensersatzansprüche nach § 651n BGB geltend machen.

7.3 Fristsetzung vor Kündigung Will ein Reisender den Pauschalreisevertrag wegen eines erheblichen Reisemangels der in § 651i BGB bezeichneten Art nach § 651l BGB kündigen, so hat der Reisende SR zuvor eine angemessene Frist zur Abhilfeleistung zu setzen.

8. Haftungsausschluss

8.1 Die Teilnahme an der Reise erfolgt auf eigenes Risiko. SR lehnt jegliche Haftung für Personen- oder Sachschäden ab, die während der Veranstaltung auftreten könnten.

9. Geltendmachung von Ansprüchen, Verjährung, Verbraucherstreitbeilegung

9.1 Ansprüche nach den §§ 651i Abs. 3 Nr. 2, 4-7 BGB hat der Reisende gegenüber SR geltend zu machen.

9.2 Die reisevertraglichen Ansprüche des Reisenden verjähren in zwei Jahren; die Verjährungsfrist beginnt mit dem Tag, an dem die Reise dem Vertrag nach enden sollte.

9.3 Die Abtretung von Ansprüchen gegen SR an Dritte, die nicht Reiseteilnehmer sind, ist ausgeschlossen.

10. Pass-, Visa und Gesundheitsvorschriften

10.1 Der Reisende ist für seine Einreise in das Reiseland verantwortlich. Hierzu hat der Reisende sich über die jeweiligen Einreise- und Visabestimmungen, die auf ihn zutreffen zu informieren.

10.2 Der Reisende ist verantwortlich für das Beschaffen und Mitführen der behördlich notwendigen Reisedokumente.

11. Outdoor-Aktivitäten von SR

11.1 Die von SR veranstalteten Reisen setzen auf Grund ihres Charakters in der Natur teilweise erhöhte Anforderungen an Fitness und Gesundheit voraus. Die Teilnahme an den von SR angebotenen Outdoor Aktivitäten (z.B. Wandern und Kajak fahren) erfordern geistige und körperliche Fitness.

11.2 Während der Aktivitäten ist den Anordnungen der Reiseführer Folge zu leisten. Der Reisende ist verpflichtet, die lokalen, nationalen sowie internationalen Sicherheitsrichtlinien einzuhalten. Zuwiderhandlungen haben den sofortigen Ausschluss ohne Anspruch auf Rückerstattung der anteiligen Kosten für die ensprechende Aktivität zur Folge.

11.3. Alle Outdoor-Aktivitäten sind gutem Wetter vorbehalten.

12. Reiseversicherungen:

12.1 Der Reisende ist für den Reisezeitraum in keinster Weise über SR versichert.

12.2 SR empfiehlt generell den Abschluss einer Reise-Rücktrittskosten-Versicherung, Haftpflichtversicherung und einer Auslands-Reise-Krankenversicherung einschließlich Deckung der Rückführungskosten bei Unfall oder Krankheit.

Stand: 07.03.2025

Reiseveranstalter: Thomas Vella Hermann-Kausen-Straße 24 50737 Köln

Datenschutzhinweis:

Die im Rahmen der Buchung der Reise von den Reisenden zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden elektronisch verarbeitet und von SR genutzt. Weitergegeben werden nur die Daten, die zur Erfüllung der Reiseleistungen durch die Leistungsträger erforderlich sind. Die Vorschriften der DSGVO finden Anwendung. Die ausführlichen Datenschutzhinweise einschließlich der Rechte der Reisenden sind auf  https://www.swedenretreats.com/privacypolicy hinterlegt.

 Stand der Erklärung:  03/2025